Omvärldsbevakning

Omvärldsbevakning är ett bra sätt att ligga steget före och snabbt få information om händelser som kan påverka kommunens arbete, eller som på något sätt kräver risk- eller kriskommunikation. Omvärldsbevakning kan också hjälpa dig att få syn på långsiktiga trender i kommunen som kan vara viktiga att ta hänsyn till när det gäller risker, hot och krishantering.

Syftet avgör upplägget

Omvärldsbevakning kan se ut på många olika sätt, och hur du bör lägga upp den beror på vad du vill uppnå. Om syftet är att snabbt upptäcka akuta händelser som rör en organisation kräver det en annan metodik än om syftet är att följa långsiktiga trender. Fundera på vad du vill få ut av omvärldsbevakningen och lägg upp en strategi som passar syftet.

Sök regelbundet i så många kanaler som möjligt

Ett viktigt led i att lyckas med omvärldsbevakningen är att söka regelbundet – gärna dagligen om det finns resurser för det. Sök också i så många olika kanaler du kan. Om du gör din omvärldsbevakning kontinuerligt jobbar du snabbt upp ett "öga" för vad som kan vara relevant. Regelbundenheten hjälper dig dessutom att ha koll på utveckling som sker över längre tid.

Sök brett och observera människors reaktioner

Även en samhällskris i en annan del av Sverige kan snabbt komma att beröra din kommun. Använd dig därför gärna av internettjänster och automatiserad omvärldsbevakning, så att du också vet vad som händer utanför närområdet.

Se också till att hålla ögonen öppna för saker som faller utanför sökordens ramar. Det gör du bäst genom att regelbundet följa rapporteringen i olika medier om de spår som kan vara intressanta. Följ också hur rapporteringen tas emot av allmänheten i sociala medier.

Berätta för andra vad du har kommit fram till

När du har samlat på dig material, se över det du har samlat in och ta ställning till hur olika nyheter i medierna eller diskussioner i sociala medier kan påverka din kommun. Återkoppla regelbundet till berörda funktioner och förvaltningar vad du har kommit fram till i din bevakning. Ju fler som deltar i återkopplingen, desto fler perspektiv och tänkbara lösningar på problem får ni tillgång till. Om du har rutiner för att hantera resultaten från mediebevakningen kan du också reagera snabbare på akuta händelser.

Anpassa och förändra bevakningen när nya behov uppstår

Oavsett hur du lägger upp dina rutiner för regelbunden och systematisk omvärldsbevakning när du startar, så är det just bara en början. För att bevakningen ska ge resultat i längden behöver den inte bara ske regelbundet och utifrån ett syfte utan den måste också anpassas och förändras efter just din organisations behov i ett längre perspektiv.