Till innehåll på sidan

WIS från A till Ö

Uppslagsorden förklarar olika begrepp i WIS och ger dig stöd i hur du ska göra.

På den här sidan

Administrera ytan

För att administrera en WIS-yta krävs att du har redaktörsroll. Under rubriken administrera ytan kan du:

  • redigera grundinformation
  • redigera sammanfattning
  • redigera startsida
  • ändra roll- och läsrätt
  • flytta yta
  • exportera yta (diarieföring)
  • avsluta deltagande
  • välja om lägesrapportering ska var synlig
  • skapa ny yta med samma läsrätt och deltagande.

Gör så här:

För att administrera ytan går du till kugghjulet som finns på rubrikraden om du är redaktör. Aktörsadministration sköter Aktörsadministratören.

Aktör

Aktör är en organisation som använder WIS.

Aktörer (menyval)

Under detta menyval hittar du alla aktörer som använder WIS. Du hittar också användare och kontaktuppgifter till såväl aktören som dess användare. Information om aktörens användare kan variera mellan olika aktörer beroende på vilken information aktören valt att visa.

Gör så här:

Välj Aktörer i menyn för att se samtliga aktörer. Klickar du vidare ser du användare hos aktören. Just nu aktiva aktörer eller användare markeras med en blå prick först på raden.

Aktörsadministratör

Aktörsadministratör är en roll som innehas parallellt med redaktörsrollen och är den som hanterar aktörens användarkonton. Aktörsadministratören kan skapa, ta bort och uppdatera användare, skapa organisationsdelar samt hantera lösenord. Alla aktörer bör ha mer än en aktörsadministratör eftersom det ökar möjligheten att någon finns tillgänglig.

För att se vem som är aktörsadministratör inom din aktör, läs mer under Aktörer.

Gör så här:

Aktörsadministratörens funktioner hittar du under inställningar när du klickat kugghjulet högst upp till vänster om ditt namn (ej i ytan).

Längre ner i vänstermenyn hanteras aktörsinställningar och användare. Aktörsinställningar kan redigeras och användare kan läggas upp, redigeras eller tas bort. Här kan du lägga upp dina organisationsdelar om din aktör har många användare som behöver organiseras för enklare hantering.

Längst ner i vänstermenyn under valet ”Ytor” hittar du en förteckning över samtliga ytor din aktör deltar i, både interna och delade.

För att se vem som är aktörsadministratör inom din aktör, klickar du på menyvalet Aktörer. Sök upp din aktör och välj användare. I listan framgår det vem som har rollen aktörsadministratör.

Aktörsnätverk

Aktörsnätverk gör det möjligt för en grupp aktörer att gemensamt bestämma vilka ytor som bör följas för tillfället. Länkar till alla typer av ytor kan läggas till och på så sätt enkelt hittas av nätverkets användare.

Ett annat användningsområde är när det skapas nya ytor. Då kan du välja att alla aktörer som ingår i nätverket deltar direkt och får läsrätt hos varandra. Ett bra exempel är när ett område med tät samverkan, råkar ut för en ny samhällsstörning och urvalet för deltagande aktörer finns upprättat och kan väljas.

Gör så här:

Aktörsnätverk hittar du under menyvalet Samverkan. Här visas samtliga för aktören aktuella nätverk till höger. Klicka på respektive nätverk för att se ytor och aktörer som tillhör nätverket.

Funktionen hanteras av en aktör som får uppgiften att administrera nätverket. För varje aktörsnätverk bestäms vilka aktörer som ska ingå och vilka ytor som ska följas av nätverket. För att få meddelanden om inlägg i ytor som finns i ett aktörsnätverk behöver du favoritmarkera på samma sätt som övriga ytor som du vill följa.

För att gå med i ett nätverk, klicka på ”Begär deltagande”.

Anteckning

I anteckningar skrivs generell information eller information som inte direkt efterfrågas i en lägesbild eller andra inlägg.

Gör så här:

Du hittar dem till vänster i ytan och anteckningen visas i sin helhet till höger när du klickar på den.

När du gör en ny anteckning får du tillgång till enklare formatering av texten och kan lägga till bilagor. Anteckningen kan märkas med taggar/sökord, som gör det enklare att hitta information kring ett visst ämne. Detta kan vara bra hjälp efter en tid när det blir mycket information att hantera. Anteckningar kan vara Delade med övriga aktörer i ytan eller Interna för den egna aktören. För att lättare hitta viss information kan du filtrera på aktörer, taggar och/eller tid, genom att klicka på filterikonen.

Arkivera

Se Avsluta yta.

Användare

En person som har inloggning i WIS.

Avisering

Du kan få meddelande från WIS när det kommer in ny information i dina favoritmarkerade ytor. Du kan också få meddelande om SMHI:s vädervarningar samt om den Rakel driftinformation som du har rättigheter för.

Gör så här:

Du hittar funktionen under ditt namn uppe till höger, väljer Meddelandeutskick och gör ditt urval. Inställningen är personlig och här ställer du också in hur du vill ha övriga meddelanden från systemet (begäran, läsrättsförfrågningar med mera).

Begäran

Begäran är en funktion som ger dig möjlighet att be om information från andra WIS-aktörer och/eller enskilda e-postmottagare. När begäran ställs till en annan WIS-aktör lämnas endast ett svar för hela aktören.

Gör så här:

När du gör en begäran kan frågorna anpassas efter behov eller hämtas ur ett mallarkiv som nås i inmatningsformuläret eller i vänstermenyn.

Frågorna visas för mottagarna som ett enkätformulär och de olika frågetyperna är:

  • Avsnitt – en rubrik för att dela in frågorna.
  • Kort text – svarsrutan blir på en rad.
  • Lång text – svarsrutan kan innehålla flera rader text.
  • Numerisk – svaren måste vara siffror.
  • Datum/tid – svaren består av en tid.
  • Envalsfråga – endast ett av svarsalternativen kan markeras.
  • Flervalsfråga – flera svarsalternativ kan väljas.
  • Matrisfråga – flera frågor med samma svarsalternativ.

Frågor kan sparas i mallarkivet för framtida användning.

Du kan skicka begäran en gång eller ställa in automatiskt återkommande utskick. När du noterar sista svarstid är det möjligt att sätta en tid för att en begäran om svar ska gå ut som påminnelse.

För detaljerad instruktion se utbildningspresentationen ”Begäran till aktörer utanför WIS”.

Bevakning

Genom att lägga en bevakning blir du meddelad när en ny yta skapas i WIS. Urvalet kan göras från WIS sökkriterier; geografiskt område, samhällsstörningstyper eller taggar. Du kan bevaka samhällsstörningar, samverkansytor och övningsytor.

Gör så här:

För att se befintliga bevakningar eller skapa en ny går du till startsidan. Uppe till höger visas dina bevakningar. Välj ”Ny bevakning”, fyll i sökvillkor och spara din bevakning med ett namn som beskriver urvalet i bevakningen till exempel ”Övningar i södra Sverige”. Här väljer du sen hur du vill ha notifieringarna, e-post eller sms. Du kan i efterhand enkelt redigera urval och notifieringssätt. Ett tips är att göra flera bevakningar med olika urval av de ytor du är intresserad av.

Observera att ytor som redan finns följer du genom att favoritmarkera och sedan ställa in meddelandeutskick under ditt namn i översta menyn.

Delade

Inlägg i WIS kan vara delade med övriga aktörer i ytan eller interna för den egna aktören. Exempel på inlägg är anteckning, loggpost, kartpost med mera.

Gör så här:

Du gör valet i respektive formulär, före publicering.

Delta

Först när din aktör har någon information att dela i ytan behöver ni delta i ytan. Du ser samma information med endast läsrätt.
När er aktör deltar förväntas ni löpande rapportera ert läge i ytan.

Gör så här:

Klicka på Delta i menyraden om du vill att din aktör ska delta. Läsrätt krävs för att funktionen ska vara synlig.

En aktör kan automatiskt bli deltagare i en yta från uppstart om den är med i urvalet som görs från början av den som startar ytan.

Under Deltagare ser du vilka aktörer som är med och delar information i ytan och hur de delat ut sin läsrätt.

Deltagare

Deltagare är de aktörer som är med och delar information i en yta.

Gör så här:

För att se vilka som deltar i en yta, välj deltagare i ytans meny. Läsrätt krävs. Se även Delta.

Delvarning

Se SMHI Vädervarningar.

Dokument

Dokument är en funktion som finns i varje yta och som innehåller tre delar:

  • Alla dokument som bifogats anteckningar.
  • Alla dokument som bifogats sammanfattningar.
  • Möjlighet att dela dokument mellan deltagande aktörer. Här går det att göra undermappar.

Gör så här:

Funktionerna framgår av ikoner som kompletteras med hjälptexter när muspekaren förs över dem.

Dokumenten kan läggas upp som interna (för den egna aktören) eller delade för alla med läsrätt i ytan.

Exportera

Se Avsluta yta.

Favoriter

Favoritmarkering är ett sätt att bokmärka ytor så att du enklare hittar till dem och kan följa informationsdelningen.

Gör så här:

Klicka på stjärnan intill rubriken på en yta så att den blir fylld. Sen hittar du dina favoriter i en lista under stjärnan i översta menyraden med en genväg tillbaka till dem.

Genom att favoritmarkera en yta kan du få meddelandeutskick när ny information läggs till. Läs mer under meddelandeutskick.

Filter/filtrering

För att söka eller göra urval av information kan du på ett par ställen i WIS filtrera information.

Gör så här:

Ikonen som markerar funktionen är en tratt. Filtervalen ser olika ut beroende på var i WIS du befinner dig.

  • I listan över ytor kan du filtrera på område, samhällsstörningstyp, tagg eller tid.
  • Anteckningar kan du filtrera på aktörer, tagg eller tid.
  • Loggen kan filtreras på aktörer, noteringstyper eller tid.
  • I resultatlistan vid begäran finns filterfunktioner utifrån de frågor som ställts.

Flytta yta

Om en yta ändrar karaktär eller har hamnat i fel modul (samhällsstörning, samverkan eller intern), finns möjligheten att flytta ytan.

Gör så här:

Du hittar funktionen under kugghjulet på rubrikraden om du är redaktör. Observera att en yta där fler än en aktör delat information inte kan flyttas och bli en intern arbetsyta.

Följa

Se favoriter.

Grundinformation

Ytans grundinformation består av rubriken, en kortare beskrivning, eventuella taggar, samhällsstörningstyp, starttid samt område där samhällsstörningen utspelar sig.

Gör så här:

Grundinformationen lägger du upp när en yta startas, men allt går att justera under kugghjulet på rubrikraden om du är redaktör.

Inloggning

För att logga in i WIS måste din organisation vara registrerad aktör i WIS och du behöver en WIS-inloggning. Inloggningsuppgifterna består av ett användarnamn och lösenord. Vissa aktörer använder RSA-dosa i stället för lösenord.

Gör så här:

Om din organisation är aktör i WIS ska du vända dig till din aktörsadministratör för att få en inloggning.

Om din organisation vill ansöka om att få tillgång till WIS gör ni det här:

Registrera ny aktör i WIS

Inställningar

Det finns tre slags inställningar i WIS:

  • för respektive yta (för redaktörer)
  • personliga inställningar (för alla)
  • aktörsinställningar (för aktörsadministratörer).

Gör så här:

Inställningar för respektive yta hittar du genom att klicka på kugghjulet på rubrikraden om du är redaktör.

Personliga inställningar hittar du genom att klicka på ditt namn uppe till höger. Här kan du bland annat redigera dina kontaktuppgifter, ställa in meddelandeutskick och byta lösenord.

Aktörsadministratörens inställningar hittar du genom att klicka på kugghjulet till vänster om ditt namn (om du har rollen aktörsadministratör).

Intern

Inlägg i WIS kan vara delade med övriga aktörer i ytan eller interna för den egna aktören. Exempel på inlägg är anteckning, loggpost och kartpost.

Gör så här:

Du gör valet i respektive formulär, före publicering.

Intern arbetsyta (menyval)

Här hittar du de ytor som bara din aktör deltar i. Ytorna här är inte synliga för andra aktörer i WIS. Dessa ytor används exempelvis som loggbok, projektyta eller dokumentförvaring med tillgänglighet från olika enheter.

Gör så här:

Välj Intern arbetsyta i menyn.

Interna samverkansgrupper

Interna samverkansgrupper gör det enkelt att visa vilka ytor som bör följas för tillfället. Alla typer av ytor kan läggas till och på så sätt hittas av aktörens användare. Grupperna kan ha olika fokusområden. För varje samverkansgrupp bestäms vilka personer som ska ingå, men det kan justeras löpande. Samverkansgrupperna hanteras av aktörsadministratörer inom din aktör.

Gör så här:

Interna samverkansgrupper hittar du under menyvalet Intern arbetsyta. Klicka på respektive grupp för att se ytor och aktörer som tillhör nätverket.

Funktionen hanteras av aktörsadministratören. För varje samverkansgrupp bestäms vilka användare som ska ingå och vilka ytor som ska följas i nätverket.

För att få meddelanden om inlägg i ytor som finns i en intern samverkansgrupp behöver du favoritmarkera på samma sätt som övriga ytor som du vill följa.

Kalender

Det finns en kalender för varje yta och den kan bara ses av dem som har läsrätt i ytan. Posterna kan vara delade med övriga deltagande aktörer eller interna, om man har poster som bara berör den egna aktören. Har du ställt in Meddelandeutskick för ytan får du meddelande när det läggs upp en ny kalenderpost.

Gör så här:

Klicka på en kalenderpost för att se detaljer. I kalenderposten har du möjlighet att exportera informationen till den egna kalendern genom ”Skicka till min e-postadress”. Den går då till den adress som du lagt in i WIS.

Karta

Det finns en karta i varje yta. Kartan kan visa påverkansgrad (färg) kartposter och markerade områden.

Gör så här:

Välj karta i ytans menyrad för att se kartan i helskärm. För att lägga till göra inlägg i kartan, läs mer under kartpost.

Kartpost

Kartposter kan göras genom att markera positioner samt lägga till förbestämda symboler som enheter, faror, fordon, resurser, skyddsvärda objekt eller händelser. Områden kan markeras med cirklar, kvadrater och polygoner för exempelvis spridningsområden.

Du kan zooma ner till gatunivå i Sverigekartan.

Kartan visar deltagande aktörer.

Gör så här:

För att lägga till en kartpost välj Ny kartpost i kartan. Till varje kartpost sätts en rubrik och en beskrivning. Posterna kan vara delade med övriga aktörer i ytan eller interna för den egna aktören. Det går sedan att filtrera posterna för att endast se ett urval (aktörer eller kartposttyper) genom att klicka på filterikonen. I filterfunktionen kan du filtrera fram återkallade kartposter.

Kartan har kartlager och du kan välja att visa län- och kommungränser, kartposter, deltagande län och kommuner nere till höger i kartan.

Logg

I loggen hittar du allt som hänt i ytan med en tidsstämpel. Det framgår vilken funktion som gjort inlägget, när det gjorts och av vilken aktör. Detta kan kompletteras med egna kortare inlägg som din aktör vill loggföra, exempelvis beslut eller om något viktigt inträffat. Loggposter du lägger till kan vara delade med övriga aktörer i ytan eller interna för den egna aktören. Om något noterats internt kan det flyttas till delad, men inte tvärtom. Den interna loggen är ett bra ställe att titta i, när man vill få en överblick över den egna aktörens arbete i ytan.

Gör så här:

Loggen hittar du som en flik över anteckningarna till vänster i ytan.

Du kan filtrera loggposter på aktör, typ och/eller tid genom att klicka på filterikonen. Med typ avses exempelvis Anteckning, Kalenderpost och Lägesrapport.

Läsare

Se Roll.

Läsrätt

För att kunna se information i en yta behöver du ha läsrätt. Läsrätt delas ut per yta från alla de aktörer som deltar i ytan. Läsrätten gäller för alla användare inom din aktör om inte läsrätten begränsats internt.

I listan över ytor i respektive modul framgår om din aktör har läsrätt i ytan. I vissa ytor har alla aktörer full läsrätt redan från början. Utöver ”Full läsrätt” och ”Ingen läsrätt” kan du i rutan mötas av till exempel ”Läsrätt hos 8 av 10”. Detta innebär att av 8 av de 10 aktörer som delar sin information i den här ytan har gett din aktör rätt att läsa den information de delar.

Gör så här:

Om du inte har läsrätt klickar du på rutan och begär läsrätt. Efterhand som deltagande aktörer accepterar blir deras information synlig. Först när alla accepterat har du full läsrätt och kan se all information i ytan.

Om det står att ”Du har inte rättighet att läsa”, har din egen aktör internt begränsat din läsrätt. Klicka då på i-ikonen för att se vilka som kan ge dig läsrätt i ytan.

När din aktör har läsrätt i en yta kan du se vilka aktörer som delar information och hur läsrätterna i ytan är utdelade under Deltagare i ytans menyrad.

Mallar (menyval)

Under menyvalet hittar du en lista över din aktörs sparade mallar som du kan använda i lägesrapportering och begäran.

Vissa mallar delas mellan alla aktörer och vissa är unika för din aktör. Ett exempel är standardfrågorna i lägesrapportering. Dessa når du från lägesrapportering och begäran.

Gör så här:

Du hittar mallarna enklast från funktionen lägesrapport eller begäran när du ska lägga till frågor. Du kan använda hela mallen eller enstaka frågor. Du kan förhandsgranska en mall genom att klicka på mallens namn. Klicka sen på pennan för att redigera och använda mallen i ett nytt formulär.

I vänstermenyn finns en översikt över din aktörs mallar.

Meddelande

I WIS finns en meddelandefunktion, inbox, som består av två delar. Den ena delen är ”Meddelanden att agera på”. Här hittar du exempelvis läsrättsförfrågningar från andra aktörer eller begäran om information från andra aktörer, uppmaning att avsluta yta, uppmaning att radera yta.

Den andra delen är ”Informationsmeddelanden” som exempelvis innehåller tips om nya ytor, rolltilldelningar i nya ytor, besked om avslagna läsrättsförfrågningar för vår aktör, Rakel driftinformation eller andra systemmeddelanden.

Meddelanden i den här funktionen är inte personliga utan kommer till alla inom din aktör som har samma roll. Det är viktigt att ni kommer överens om vem som ansvarar för att meddelanden blir omhändertagna och vid behov besvarade.

I modulen SMHI Vädervarningar finns en annan typ av meddelanden. Se där för mer information.

Gör så här:

Du hittar dina meddelanden under kuvertet på översta raden. När det finns olästa meddelanden ligger det en blå prick vid kuvertet.

Meddelanden som har en blå rand i vänsterkanten är nya sedan du senast var inloggad i systemet.

Rensa din meddelandelista med krysset när meddelandena är inaktuella. Då blir det lättare att få en överblick.

Meddelandeutskick

WIS kan skicka meddelanden till din e-post och/eller som SMS. Du kan välja hur du vill få dem. De typer av meddelande du kan få från WIS är i dagsläget:

  • från favoriter
  • svar från redaktör
  • om jag blivit redaktör i yta
  • ärenden till mig som redaktör
  • från Rakel driftinformation
  • SMHI vädervarningar.

Gör så här:

Du hittar funktionen Meddelandeutskick under ditt namn uppe till höger. Välj meddelandetyp i vänstermenyn och gör ditt urval. Inställningen är personlig och här ställer du också in hur du vill ha dina meddelanden – e-post och/eller SMS.

Meny

WIS huvudmeny ligger till vänster och leder till systemet olika menyval. Ytor som du hittar i menyvalen: Samhällsstörning, Övning, Samverkan och Intern arbetsyta har egna undermenyer högst upp i respektive yta.

Gör så här:

Huvudmenyn till vänster kan fällas ut och ihop med hjälp av pilen högst upp för att spara plats på skärmen.

Mina uppgifter

Mina uppgifter beskriver dina användaruppgifter. Du ansvarar själv för att hålla kontaktuppgifter uppdaterade. För övriga justeringar vänder du dig till din Aktörsadministratör.

Gör så här:

Mina uppgifter hittar du genom att klicka på ditt namn uppe till höger. Välj redigera, justera uppgifterna och spara.

Noteringar

Noteringar omfattar alla typer av inlägg (lägesrapport, begäran, kartpost, anteckningar) och används som ett samlingsnamn.

Gör så här:

För att fritextsöka bland noteringar väljer du ”Sök i hela WIS” högst upp, skriver ett sökord och markerar noteringar.

Notiser

I appen för iPhone (aviseringar i Android) kan du få notiser från WIS.

Gör så här:

Ställ in under push-inställningar i appen för WIS.

Organisationsdelar

För att effektivisera arbetet i WIS kan aktörens användare delas upp i organisationsdelar. Det kan exempelvis vara utifrån organisation eller utifrån ansvarsområde vid kris. Detta kan sedan användas vid rolltilldelning för att tilldela hela grupper rättigheter i stället för att flytta en och en.

Aktörsadministratören lägger upp de organisationsdelar som önskas och tilldelar därefter användaren en organisationstillhörighet i användarinformationen.

Gör så här:

För att administrera organisationsdelar behöver du ha rollen Aktörsadministratör. Du hittar funktionen under Inställningar när du klickat kugghjulet till högst upp till vänster om ditt namn (ej i ytan). Välj Användare i vänstermenyn och se vilka organisationsdelar som finns. Om inga organisationsdelar är upplagda tillhör alla användare ”Användare som inte tillhör någon organisationsdel”.

Lägg till en ny organisationsdel genom att klicka på ”Ny organisationsdel”. För att tilldela användare en plats i en organisationsdel väljer du en användares namn, går in i redigeringsläge och väljer bland befintliga organisationsdelar.

Påverkansbedömning

Se SMHI Vädervarningar.

Påverkansgrad

I lägesrapportering eller begäran kan din aktör fråga eller tillfrågas om verksamhetens bedömda påverkansgrad. Resultatet kan visualiseras i diagram och kartor. Påverkansgraden visas i skalan röd, ljusröd, orange, gul och grön. Skalan beskrivs vanligen i frågeställningen i formuläret och utgår från följande bedömningskriterier.

Kritisk påverkan (röd)

Följande tre kriterier är uppfyllda:

  • Verksamheten kan ej genomföras enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls ej.
  • Tillgängliga resurser är uttömda och nya kan ej tillföras eller omfördelas.
  • Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är övermäktig.

Allvarlig påverkan (ljusröd)

En eller två av kriterierna för "Kritisk påverkan" är uppfyllda.

Betydande påverkan (orange)

Följande tre kriterier är uppfyllda:

  • Verksamheten genomförs delvis enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls endast till del.
  • Tillgängliga resurser är ansträngda.
  • Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter börjar bli övermäktig.

Måttlig påverkan (gul)

En eller två av kriterierna för "Betydande påverkan" är uppfyllda.

Ingen påverkan (grön)

Följande tre kriterier är uppfyllda:

  • Verksamheten genomförs efter plan, lagstadgade och andra krav uppfylls.
  • Tillgängliga resurser är tillfyllest.
  • Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är ej övermäktig.

Gör så här:

Du kan använda frågan i en begäran eller lägesrapportering och kan sedan visualisera i grafer och kartor. Välj ”Lägg till” och ”Från mallbiblioteket”.

Radera yta

Se Avsluta yta.

Rakel driftinformation (menyval)

WIS är den kanal där Rakels driftinformation presenteras. Här hittar du information om akuta pågående, planerade samt åtgärdade driftstörningar. I kartan i visas de områden som driftstörningen påverkar.

Driftstörningar och planerade arbeten markeras i kartbilden med en ikon. Den ska ge en ungefärlig geografisk uppfattning om var störningen äger rum, men visas inte exakt av säkerhetsskäl. Området för den faktiska störningen kan vara större i verkligheten. Residensstaden används som markering vid störningar och arbeten, som berör större delar av länet.

Vid driftstörningar/arbeten som är landsomfattande finns ingen markering på kartan. Om störningen sträcker sig över flera län publiceras information i alla berörda län.

Gör så här:

Rakel driftinformation är ett eget menyval och om det saknas i din vänstermeny har du inte behörighet. Vänd dig till din aktörsadministratör om du har behov av Rakel driftinformation. Inställningen görs i din användarprofil.

I menyvalet visas en lista med Rakel driftinformation för alla län som din aktör har läsrätt till. Listan är indelad i "Pågående", "Kommande" och "Återkallad" driftinformation, oavsett län.

Påverkansgraden för störningen framgår av den färgade ikonen i rutan och i kartan. När du för muspekaren över ikonerna i kartan visas en text och en kortare beskrivning. Klicka i rutan eller på ikonen i kartan för att få mer detaljer om störningen.

Vanligen har din aktör läsrätt för de län som ni har behov av. Behöver din aktör utöka med flera län begär du det genom att klicka på ”Be om läsrätt” uppe till höger i kartan.

Du kan ställa in om du vill ta emot aviseringar via e-post och/eller sms, för Rakel driftinformation. Det gör du på samma sätt som för övriga aviseringar.

En webbutbildning om Rakel driftinformation i WIS finns på sidan för utbildning i WIS. 

Utbildning i WIS

Redaktör

Se Roll.

Roll

Alla användare har en roll i varje yta som reglerar vilka rättigheter du har i WIS. Rollerna som finns i WIS är:

  • Läsare – har enbart läsrätt i de ytor aktören har läsrätt.
  • Skribent – kan skriva och spara utkast av inlägg. Inläggen godkänns och publiceras därefter av någon med rollen redaktör.
  • Talesperson – kan skriva och publicera egna inlägg.
  • Redaktör – kan skriva egna inlägg samt publicera egna och andras inlägg. Redaktören sköter också administration för WIS-ytan (exempelvis hanterar läsrätter och behörigheter, justerar beskrivning drabbat område, samt startar upp och avslutar aktörens deltagande). Utförlig beskrivning finns under en egen rubrik.
  • Aktörsadministratör är en parallell roll med redaktörsrollen och är den som hanterar aktörens användarkonton. Denna kan skapa, ta bort och uppdatera användare, skapa organisationsdelar och hantera lösenord. Alla aktörer bör ha mer än en aktörsadministratör för tillfällen när inte den ena är på plats.

Alla har en standardroll, det vill säga en roll som sätts automatiskt för nya ytor. Rollen kan ändras av en redaktör för enskilda ytor vid behov.

Samhällsstörning (menyval)

Menyvalet Samhällsstörning leder till ytor som hanterar skarpa samhällsstörningar. Här delar berörda aktörer information för att enkelt och effektivt skapa sig en helhetsbild av läget, en samlad lägesbild.

Gör så här:

Välj Samhällsstörning i vänstermenyn. Läs mer under Ytans meny.

Sammanfattning

Sammanfattningen hittar du oftast som en blå ruta i ytans startsida. Startsidan kan redigeras och ibland väljs sammanfattningen bort till förmån för annan information. Vanligen är det den aktör som har störst ansvar som sammanfattar läget.

Gör så här:

Sammanfattningen kan redigeras av alla redaktörer hos deltagande aktörer. Texten bör inte vara för lång utan bör utgöra kärnan i det läge som råder. Bilagor kan bifogas.

Samverkan (menyval)

I menyvalet Samverkan delas information i ytor som inte hanterar samhällsstörningar utan har en mer vardaglig karaktär.

Menyvalet kan användas som projektyta. Läs- och skrivrättigheter kan begränsas.

Användning av samverkansytor är en mycket bra vardagsanvändning av WIS, för att få en vana av att hantera systemet.

Några exempel på vad den här delen av systemet kan användas till:

  • Dela information mellan aktörer som annars inte har tekniska möjligheter att dela information. Det kan vara lämpligt för projekt där information kan behöva sparas och vara nåbar från flera organisationer.
  • Nätverk och intressegrupper med återkommande träffar och löpande information som ska spridas eller sparas använder modulen för att vara nåbara på ett säkert och tillgängligt sätt. Exempel: Beredskapssamordnare i ett län, grupp av informatörer med gemensamma intressen, TiB – tjänsteperson i beredskap.
  • Ett annat användningsområde för samverkansytor är utdelade TiB-dagbok, där tjänsteperson i beredskap kan dela informationen som är öppen.
  • Vissa samverkansytor är goda exempel för omvärldsbevakning, exempelvis när nationella aktörer som MSB och SMHI, delar viktig information.
  • WIS kan också användas för att samla och få översikt gällande olika aktörers övnings- och utbildningsplanering eller användas för att planera enskilda övningar.

Gör så här:

Funktionerna i Samverkan är desamma som i Samhällsstörning och Övning. Läs mer under Ytans meny.

Observera att läsrättigheter bara kan begränsas av den egna aktörsadministratören.

Skribent

Se Roll.

Skrivrätt

För att ha rätt att skriva i en yta måste din aktör delta i ytan. Din roll i WIS avgör om du har rättighet att skriva och göra inlägg för din aktörs räkning.

SMHI vädervarningar (menyval)

Under hösten 2021 införs menyvalet SMHI vädervarningar. WIS blir då huvudsaklig kanal för aktörerna för att få aviseringar om vädervarningar. 

Gör så här:

Utbildningsmaterial om SMHI vädervarningar finns på sidan för utbildning i WIS. 

Utbildning i WIS

Standardroll

Se Roll.

Sök i hela WIS

På flera ställen i WIS kan du filtrera fram det du söker. Som ett komplement till det finns en fritextsökning högst upp på sidan: ”Sök i hela WIS”.

Gör så här:

I rutan ”Sök i hela WIS” kan du skriva ett sökord. Gör ett urval om du vill begränsa sökningen till att bara omfatta användare, aktörer, ytor, noteringar, begäran eller Rakelposter genom att välja med kryss i rutorna alternativt söker du i all text. Sökningen omfattar inte bilagor.

Tagg

Du kan sätta så kallade taggar (sökord) på anteckningar och på respektive yta när du lägger upp dem. Detta kan sedan användas för att kunna söka och filtrera ut ett urval.

I ytor med lång livslängd kan vi rekommendera att komma överens om lämpliga ord att tagga anteckningarna med. Då blir enklare att göra urval när man söker information.

Gör så här:

I formulären för ny anteckning och ny yta hittar du ”Tagga”. Välj bland befintliga taggar som dyker upp när du börja skriva på ett ord eller lägg till ett nytt ord. Du behöver inte sätta # framför ordet. Du kan sedan filtrera ordet vid sökning.

Talesperson

Se Roll.

Utkast

När du skriver olika typer av inlägg i WIS finns det möjlighet att spara utkast. Använd funktionen för att spara när du har mycket att skriva eller om du behöver lämna programmet för att hämta mer information.

Gör så här:

Gör valet i stället för att publicera inlägget. Knappen ligger intill publiceraknappen.

Om du har rollen skribent sparar du utkast för att en redaktör ska kunna godkänna och publicera inlägget. Om du har rollen talesperson eller redaktör och vill att någon kollega ska kontrollera texten, kan du spara ett utkast för att sedan låta en annan redaktör publicera inlägget.

Varningar

På startsidan i WIS hittar du varningar som är automatiskt inhämtad information från andra system och informationsflöden.

Gör så här:

Du hittar varningarna till höger på startsidan i WIS.

Varningsförslag

Se SMHI Vädervarningar.

Ytans startsida

Ytans startsida visas när du klickat på en ruta i listan i en modul. Den har ett standardutseende med en sammanfattning, en aktörssammanfattning och information om aktörernas påverkansgrad.

Redaktörer kan justera vad som visas på startsidan och då visas det nya utseendet för alla som besöker sidan.

Gör så här:

För att redigera startsidan klickar du på kugghjulet och ”Redigera startsida”. Redigering kräver att du har rollen redaktör.

Området som kan redigeras är det till höger om Anteckningar och under ytans meny. Du kan välja mellan att:

  • visualisera 1-3 svar till frågor från begäran och lägesrapport
  • visa kalendern
  • visa kartan
  • visa dokumentfunktionen
  • visa anteckningar.

Yt-inställningar

I yt-inställningarna redigeras ytans grundinformation, sammanfattning, startsida, roll- och läsrätter med mera. Här hittar du funktionen för att avsluta aktörens deltagande och funktionen för att visa eller dölja Lägesrapportering.

Gör så här:

Ytans inställningar hittar du under kugghjulet till höger på rubrikraden. Du måste ha rollen redaktör för att kunna justera yt-inställningar.

Övning (menyval)

Under menyvalet Övning finns modulen som är avsedd för övning, utbildning och träning i systemet. Funktioner och utseende är identiskt med menyvalet Samhällsstörning. Använd Övning för att undvika missförstånd kring skarpa och fiktiva händelser.

Ett annat alternativ är att använda WIS utbildningsmiljö. Här gäller andra inloggningsuppgifter och det finns ingen koppling till skarpa WIS. Kontakta WIS-supporten för att få inloggningsuppgifter.

Logga in i WIS utbildningsmiljö

Gör så här:

Läs om funktionerna under Samhällsstörning.

Senast granskad: 28 september 2021

Till toppen av sidan