Till innehåll på sidan

Så används WIS

Idag är cirka 700 aktörer registrerade i WIS, med totalt drygt 13 500 användare. Samtliga kommuner, regioner, länsstyrelser och bevakningsansvariga myndigheter är anslutna och därtill ett stort antal frivilligorganisationer och privata företag med en självständig roll i krishanteringssystemet.

Här kan du läsa om hur WIS har underlättat hanteringen av följderna av coronapandemin hos Länsstyrelsen Kalmar län, Polisen och Strömstads kommun.

  • Länsstyrelsen Kalmar län

    Fredrik Nygren är krisberedskapshandläggare vid Länsstyrelsen Kalmar län. Han är också länsstyrelsernas gemensamma objektspecialist på WIS.

    Hur har WIS underlättat för er under pandemin?

    Jag skulle säga att WIS har varit navet i vår informationsdelning under pandemin, både internt och i kontakt med de många aktörer i länet som vi samverkat med. WIS har fungerat som en kollektiv minnesbank för den information som har delats under dessa månader. Är man inte med i en krisorganisation hela tiden så finns risk att man missar saker. WIS har varit verktyget för att komma i kapp och få en bild av hela flödet och förändrade lägesbilder. Man får historiken på ett ställe. Vi använde WIS även innan pandemin men då har det inte varit de här långa perspektiven eller den här mängden information att hantera.

    Har du några lärdomar till andra organisationer som ska starta upp sitt WIS-arbete?

    I mindre kriser blir sällan struktur eller kategorisering särskilt viktigt. Ett råd jag vill ge till andra är att strukturera och kategorisera informationen i WIS från början, framför allt anteckningar och dokument. Det blir snabbt mycket information. Använd gärna taggar, etiketter och mappar, för att göra informationen lättare att hitta. Det är alltid svårt att börja sortera i efterhand.

    Det är bra att i ett tidigt skede ensa begreppen, hur man benämner dokument och möten så att det håller ihop språkligt och organisatoriskt. Är det mötesanteckningar eller minnesanteckningar, regionalt samverkansmöte eller regional samverkanskonferens? Var noggrann med strukturen från början. Den tid man lägger ner i början har man igen senare. Tidigt i en kris bör man utse någon eller några som verkligen jobbar i systemet, sätter en standard och inte bara fyller det med material. Det är också viktigt att synka WIS-dokumentationen med diarieföringen så att flödena går i takt med varandra och det inte blir luckor.

    En annan viktig sak är att se till att använda WIS i vardagen, det är först då användandet blir naturligt även i en kris. Se till att ha löpande samverkan i nätverk och arbetsgrupper, skapa ett positivt beteende.

    Hur ser du på ert framtida WIS-arbete?

    Vi har lärt oss mycket av den här krisen. Vår WIS-användning kommer definitivt att fortsätta öka. Många fler har jobbat i WIS än tidigare och det har drivit på vårt sätt att jobba med WIS men också stärkt vår kunskap och förmåga generellt.

  • Polisen – polisområde Kalmar Kronoberg

    Christoffer Salmonsson är polisinspektör och arbetar med beredskapsplanering i polisområde Kalmar Kronoberg.

    Hur har WIS underlättat för er under pandemin?

    Jag vill börja med att spola tillbaka bandet en aning. Vi fick en uppvärmning i meranvändande av WIS redan i början av året när vi hade höga flöden i regionen. Vi som polismyndighet var inte jätteinvolverade i den samhällsstörningen men det fanns många frågor där det krävdes samordning regionerna emellan. Vi hade också behov av att kunna följa utvecklingen vilket vi smidigt kunde göra via WIS och de mötesprotokoll som publicerades där. När pandemin slog till hade vi egentligen samma behov, att få en övergripande bild av situationen i de båda länen.

    WIS är ett kraftfullt verktyg för att följa utvecklingen och få en övergripande lägesbild även när man inte har möjlighet att närvara på alla möten och samverkansforum. Både pandemin och de höga flödena har för oss lett till ett mer påtagligt användande av WIS. Med det ökade distansarbetet nu under pandemin är det viktigare än någonsin att på ett smidigt sätt kunna komma åt protokoll på distans. I WIS finns protokollen åtkomliga på samma ställe och alla behöriga har tillträde. Man slipper också delvis administrationen runt omkring med exempelvis distributionslistor.

    Har du några lärdomar till andra organisationer som ska starta upp sitt WIS-arbete?

    Jag tycker att man ska fundera över grundstrukturen i sin organisation, vilka roller ska ha tillgång till WIS? Den kompetensen behöver sedan upprätthållas. När en samhällsstörning väl uppstår gäller det att snabbt vara på banan. Det kan då vara andra roller som behöver tillgång till WIS än de som normalt arbetar i systemet. Hos oss har vi en person som samordnar och ansvarar för skapandet av nya inloggningar. Det har underlättat hanteringen av nya konton i WIS. Vi upplever att det varit en kort startsträcka för att få in nya användare i WIS.

    Hur ser du på ert framtida WIS-arbete?

    Vi har främst haft nytta av WIS som administrativt stöd. Framöver tror jag att vi behöver utforska WIS fulla potential och undersöka hur vi kan applicera de funktioner som finns i vår verksamhet. Vi har fått mersmak och är nyfikna på vad WIS kan erbjuda.

  • Strömstads kommun

    Jennie Persson är verksamhetschef för vård och omsorg i Strömstads kommun.

    Hur har WIS underlättat för er under pandemin?

    Vi har använt WIS länge, men under pandemin har vi gått från att vara sällananvändare till att bli dagliganvändare. Genom WIS har vi fått bra överblick och kunnat ta del av regionala lägesbilder. Det bästa med WIS är att alla får samma information samtidigt. Det är lätt att hålla sig uppdaterad. Det blir dessutom enkelt att använda systemet när man gör det dagligen. Även när pandemin lagt sig tror jag det blir mer naturligt att vara inne i WIS. WIS fungerar som en lagringsyta och man har även tidsloggarna där vilket är väldigt bra. Det är också fantastiskt bra med aviseringarna till mobilen, som att man kan välja att få en påminnelse när alla lägesbilder är inlagda.

    Har du några lärdomar till andra organisationer som ska starta upp sitt WIS-arbete?

    I vår egen utvärdering har vi sagt att alla inblandade aktörer måste medverka i WIS-användandet för att helhetsbilden ska bli bra. Från vår sida önskar vi att ännu fler aktörer skulle använda WIS. Det är ett väldigt bra system när man lärt sig det och vet hur man ska hitta information. Många är kanske rädda för system, det gäller att komma över den tröskeln. Man måste våga testa! Ju fler användare man lägger in, desto bättre blir funktionaliteten. Jag tänker att man kan testa att lägga in nya grupper i WIS och pröva sig fram. Man ska också tänka på att dokumentation i WIS kan vara ett sätt att ha en backup i händelse av att andra system lägger ner.

    Hur ser du på ert framtida WIS-arbete?

    Vi har gått upp en nivå kan man säga och använder nu WIS till vardags snarare än vid vissa tillfällen. På sikt hoppas vi få med oss hela kommunen.

    WIS har många bra funktioner. Tänkbara användningsområden för WIS är exempelvis vid väderhändelser. Det går ju att använda WIS både inom kommunen och mellan kommuner. Vi småkommuner samarbetar mycket. Den typen av samordning görs delvis redan idag av räddningstjänsten men arbetet går säkert att utveckla.

Så används WIS – två filmer om nyttorna med WIS

Senast granskad: 21 januari 2021

Till toppen av sidan